أهم 10 أخطاء يجب ان تتجنبها أثناء حل أي مشكلة في مجال تكنولوجيا المعلومات

ان الضغط الحاصل عند عملية استكشاف المشاكل واصلاحها في مجال واسع كمجال تكنولوجيا المعلومات  IT يمكنه أن يكون تجربة محطمة للاعصاب, وخاصة في حالات الطوارئ لذلك يجب عليك تجنب هذه الأخطاء لتتم هذه العملية بسهولة ونجاح . ففي العادة ما تأخذ عمليات حل المشاكل نسبة عالية من الوقت الذي يقضيه موظفو قطاع تكنولوجيا المعلومات الـــ IT في عملهم مما يشغل حيز مهم من تفكيرهم واستعدادهم لموجات من الضغط النفسي والعصبي خاصة في البيئات عالية الحساسية أو التي لاتحتمل فترات كبيرة من التأخير في حل المشكلة .

– ولذلك وبحسب موقع قناة سؤال وجواب للمعلومات  نستعرض فيما يلي أفضل  10طرق لما يجب عليك ان تقوم بتجنبه عند حل المشاكل التي تقابلك او ستقابلك في عملك في مجال الـــIT  :

1 – لاتقم بحل المشكلة بمفردك :

لا يوجد شيء يسمى “ حل المشكلة بمفردك ” عليك أن تشارك المشكلة مع زملائك في العمل حتى تستفيد من خبراتهم وتسد أي ثغرة لديك  ,هناك حكمة تقول ” من استشار الناس شاركهم في عقولهم ” لذلك أسوء  شي تفعله في هذه العملية هو أن القيام بحل المشكلة بمفردك . وعليك بالحصول على الدعم من الآخرين, فعلى سبيل المثال بعض الشركات لديها سياسة في هذا الأمر وهو عقد مؤتمر صوتي عبر الانترنت عند حدوث مشاكل كبيرة حتى يتمكن جميع أفرادها من التعاون في تفسير المشكلة والوصول إلى حل لها. وصدقوني : في البداية وجدت أنه مرهق وبلا فائدة، لأن الحديث عن المشكلة بدلا من قضاء الوقت في إصلاح المشكلة إضاعة للوقت، ولكن القدرة على الحصول على المعرفة والخبرة والآراء من الآخرين جعل الأمر يستحق ذلك  .حتى إذا كنت تواجه مشكلة بسيطة لا يعقل أن تكون صاحب القرار الوحيد المتخذ بشأن المشكلة  أمام إدارة الشركة ,فاستشارة زميل  لك أو الاستعانة بالنقاشات على الانترنت يمكنه أن يصنع العجائب بالنسبة  لك فى عملك   .

2 – لاتحاول التقليل من تأثير تلك المشكلة التي تواجهها :

عندما تحدث المشكلة  قد يكون من السهل  للبعض أن يقول : “أنها مجرد مشكلة بسيطة ,إصلاحها سيتم بسرعة ”  ذلك يمكن أن يكون خطأ فادح وكبير . لذلك وضح مدى خطورة المشكلة للجميع وإذا كان هناك شخص آخر من الضروري أن يتدخل ليشرح المشكلة بشكل أوضح بدلا منك فدعه يفعل ذلك .ان أسوأ شيء يمكنك القيام به هو مواجهة مشكلة رئيسية دون معرفة الجميع لحجم وتأثير المشكلة. فسوف يؤدي ذلك إلى إعاقتك لحل تلك المشكلة بشكل صحيح وفعال  ,كن صادقا وصريحا، وإذا كنت ارتكبت أخطاء مرتبطة ومؤثرة في المشكلة  أظهرها على مرأى من الجميع ولا تحاول إخفاء السبب الحقيقي إذا تم بفعل خطأ بشري من قبلك أو من غيرك، لأن إخفاء ذلك سيجعل حل المشكلة أسوأ بكثير .

3 – لا تجعل من الحلول التى يقدمها محرك البحث جوجل حلولا قطعيه :

هناك نكتة تقول أن موظفي الـ IT يبحثون عن رسائل الخطأ التي تظهر لديهم في المشكلة في Google  ثم يطبقون التوصيات بشكل مباشر . وقد أثبتت التجربة أن هذه فكرة سيئة , فبعض التوصيات على Google  تفسر سبب المشكلة في ظهور الفيروسات أو مشاكل في DNS …الخ …  بينما هذه الأسباب لا تصلح للعديد من المشاكل  .ولايمكن قبول التوصيات لحل المشكلة من جميع المواقع بشكل عشوائي فالأفضل أن تبحث عن المشكلة اعتمادا على موقع الدعم الفني الخاص بالشركة أو التابع لها كموقع TechNet الخاص بمايكروسوفت ,وحاول إن أمكن أن لاتطبق الحل بشكل مباشر لأن بعض الحلول في بعض الأحيان لاتكون مضمونة التأثير دائما .

4 – عليك بالقيام بعمل نسخه احتياطيه قبل إجراء اى تغيير ستقوم به :

عند محاولتك لتطبيق أحد الحلول على المشكلة مباشرة لا تهمل أخذ نسخة  احتياطية عن الإعدادات أو الملفات أو أي شيء سيتم عليه إجراء تغيير مرتبط بحل المشكلة ,لقد اكتشفت ذلك بعد العمل على مشكلة في ويندوز 7 عندما أضفتregistry key  من دون أخذ نسخة احتياطية عن registry تسبب ذلك في اننى قضيت مايقارب 6 الى 8 ساعات في اصلاح مشكلة أخرى ….  ناهيك عن  اصلاح المشكلة الأساسية . ولذلك لا تترك الأمر عرضة للتجربة ولا أن يكون الأمر مفتوح لاحتمالات الفشل أو النجاح أو التأثير السلبي الغير متوقع على أماكن مرتبطة بالمشكلة الأصلية, ابقى محافظا على خطوة مضمونة للعودة للوراء في حال الحاجة الى ذلك .

5 – قم بطرح الحلول بشكل عشوائي :

بعض موظفي تقنية المعلومات الـــ IT يسارعون بإلقاء أي حل يخطر لديه لحل المشاكل من دون التفكير في الأسباب الحقيقية لحدوث المشكلة فربما يقومون مثلا بتكرار اعادة تشغيل الويندوز 4 مرات عسى أن تحل المشكلة فإذا تم حلها بشكل جيد فربما لا يتسنى لهم معرفة لا سبب المشكلة ولا كيف تم حلها, ربما يكون هذا حل مؤقت لكنه ربما يسبب مشاكل أخرى مستقبلاً لو تم إجراء تعديلات عشوائية غير موثقة أو ربما يعسر عليهم اكتشاف سبب المشكلة الحقيقي ولذلك من الأفضل تجربة حل واحد والتفكير به ثم استطلاع النتائج وبناء النتائج عليها ولو فشل الحل فيمكن تجربة حلول آخرى وبنفس الطريقة .

6 – إغفال سبب المشكلة الواضح :

هناك خطأ يقع فيه البعض بسبب السرعة أحيانا في تفسير المشكلة إلى الأسباب المبهمة بالنسبة لهم لتفسير المشكلة على  أنها اختراق أو بسبب فيروس غريب أو غير ذلك من التفسيرات العشوائية , لكن المشكلة لاتحتاج إلا الى القليل من التركيز والى استحضار الأسباب المنطقية في حدوث ذلك , ولايمكنكم أن تتوقعوا المشاكل التي يكون سببها سبب بسيط كاالارتفاع الكبير في مساحة القرص الصلب ,أحيانا بعض المشاكل في غرابة حدوثها تسبب الحيرة والجنون التي يرجع الأمر بها إلى أسباب خارجة عن السيطرة كفشل في مزود الخدمة مثلا .

7 – عدم قيامك بالاحتفاظ بسجل الاحداث  log file  :

سجل الأحداث في أي نظام تشغيل أو تطبيق يعد من الامور المهمه جدا وتجاهل مراجعة هذا السجل أو تجاهل الاحتفاظ به يعد عقبة كبيرة في طريق حل أكثر المشاكل ,ولكم أن تتخيلوا أن مراجعة سجل الأحداث  Event viewer الخاص  بنظام تشغيل ويندوز تعتبر مهمة مراجعته من المهام اليومية في العمل وخاصة  لموظفي .network/system  administrator مع أن مراجعته تسبب الملل والضجر للبعض خاصة في الأوقات الحرجة  لحل المشكلة إلا انها تعتبر خطوة مساعدة  لحل اي المشكلة .

8 – عدم الاكتراث ومراعاتك للعواقب :

المشكلات عند ظهورها ينتج عنها تداعيات وعواقب يجب الاستعداد لها ,كوجود قطع hardware  بديلة للمخدمات والراوترات وملحقاتها او وجود شركات تقدم الدعم اللازم في تأمين القطع وتقديم النصح في المشاكل خاصة بالجهاز او التطبيق المعرض للمشكلة ,.أذكر أنني واجهت مشكلة في توقف عمل مخدم البريد  Exchange بسبب عدم وجود مساحة في حجم القرص الصلب الخاص بالمخدم  وتطلب مني ذلك نقل بعض قواعد البيانات الخاصه بالمخدم عن طريق منفذ كرتUSB 2.0  المشكلة أن النقل لايتجاوز سرعته 480 megabits  في الثانية مما سينتج عنه وقت كبير في نقل البيانات فلو قمت قبل المشكلة بشراء منفذ لكرت USB 3.0 ذو سرعة 5 gigabits في الثانية قبل حصول المشكلة لانجزت الأمر بسرعة أكبر. ولذلك لاتنتظر وقوع المشكلة لتأمين احتياجاتك من قطع بديلة ومعدات للصيانة بل اجعلها في متناول يديك لتأمين حل سريع ومرن .

9 – عدم الاهتمام بتحليل اسباب المشكله بعد وقوعها :

المهندس الجيد لايقوم بحل مشكلة بدون تفسير سبب حدوثها, البعض يكتفي بحل المشاكل دون طرح حلول لتلافيها في المستقبل أو دون وقف انتشارها على أجزاء أخرى مرتبطة بها, لذلك عليك طرح أسئلة من نوع :

• كيف حصلت تلك المشكله ولماذا ؟
• ماهى الحلول المتوفرة الآن أو في المستقبل لمنع حدوث هذه المشكلة ؟
• ماهى الأجزاء المرتبطة بالمشكلة التي ربما تأثرت أو كان يمكن أن تتأثر؟
• هل أنا بحاجة إلى مراجعة طريقة عمل أو التدريب على الجهاز أو التطبيق المصاب بالمشكلة ؟
• يمكنك أن تتحاور مع عدة الأشخاص لديهم رؤيات متعددة أو ذو خبرة في هذا النوع من المشاكل . 

10- تجاهلك لتوثيق المشكلة :

الخطوة السابقة لا قيمة لها من دون توثيقها واطلاع الأقسام المعنية بالمشكلة عليها سواء من ناحية تجنب تكرارها أو للمساعدة في إيجاد حلول لها, وتساعد خطوة التوثيق للمشكلة في إعطاء أهم المعلومات للموظفين الجدد في قسم الـ ITوتساعد بشكل كبير في عملية Migration  أوUpgrade  الخاصة بالأجهزة وأنظمة التشغيل والتطبيقات. ووسائل كثيرة تتم بها عملية Documentation  للمشكلة سواء بتقارير ترسل عبر الايميل أو بحفظها داخل ملف وورد أو عبر أنظمة Ticketing System   التي يتم بها حل المشكلة ويعود اختيار الوسيلة اعتمادا على راحة كل شخص .