7 نصائح لإدارة البريد الإلكتروني لزيادة الإنتاجية بسرعة
أحد أكثر التحديات شيوعًا لأصحاب الأعمال الصغيرة هو الموازنة بين الحاجة إلى تحقيق الكثير في عبارة نرددها الوقت لا يبدو كوقت كافٍ. نحن مجموعة مفرطة في المواعيد ، ويمكن لمعظمنا الاستفادة من بعض الوقت الإضافي أو على الأقل استخدام أكثر إنتاجية للوقت الذي لدينا.
عندما يتعلق الأمر بإدارة الوقت ، فإن اكتشاف كيفية استخدام الوقت بشكل أكثر إنتاجية غالبًا ما يمثل تحديًا. أفضل مكان للبدء هو إدارة البريد الإلكتروني ؛ هذا هو أحد المجالات التي تتصدر قائمة القتلة الوقت للعديد من أصحاب الأعمال الصغيرة.
نظرًا لأن البريد الإلكتروني هو شكل مستمر من التواصل ، وليس لدينا سيطرة كاملة على التدفق الوارد ، فنحن بحاجة إلى العمل على تحسين إنتاجيتنا في كيفية تلقي البريد الإلكتروني وتنظيمه والرد عليه وحتى التفكير فيه. ستساعدك النصائح أدناه في إنشاء نظام لإدارة بريدك الإلكتروني بطريقة تدعم الإنتاجية بدلاً من التخلص منه.
- قم بإيقاف تشغيل إشعارات البريد الإلكتروني
يميل البريد الإلكتروني إلى الظهور في جميع أوقات النهار والليل ، لذلك من الضروري أن تتحكم في كيفية ملاءمة تدفق الرسائل الواردة ليومك. قم بإيقاف تشغيل إشعارات الرسائل الجديدة على كل من جهاز الكمبيوتر والهاتف الذكي الخاص بك لمنع التشتيت والانقطاع المستمر لجدولك ، وتحقق من البريد عندما يكون ذلك مناسبًا لك. - حدد كيفية استخدام علبة الوارد الخاصة بك
هناك العديد من الفلسفات المختلفة عندما يتعلق الأمر بإدارة صندوق بريدك الإلكتروني. يمكنك استخدام صندوق الوارد الخاص بك كقائد صوتي ، أو قصره على الرسائل ذات الأولوية العالية فقط ، أو جعله قائمة مهام عمل. المفتاح هو اختيار غرض واحد لبريدك الوارد والتمسك به. - إنشاء قوائم بيضاء وقوائم سوداء للبريد الإلكتروني
يسمح معظم عملاء البريد الإلكتروني وموفري البريد الإلكتروني للمستخدمين بعمل قوائم بعناوين آمنة للتأكد من وصول تلك الرسائل إلى قائمة الرسائل غير المرغوب فيها أثناء وضع القائمة السوداء أو حظرها. خصص بعض الوقت لتحديث هذه القوائم بشكل متكرر للحفاظ على نظافة بريدك الإلكتروني الوارد. - تعيين عملية الدفعة والمؤقت
يستفيد بعض أصحاب الأعمال الصغيرة من وجود جيوب من الوقت في يومهم لمجرد البريد الإلكتروني. إذا كان هذا مناسبًا لك ، فخصص جانبًا محددًا من الوقت خلال اليوم للرد على الرسائل ، ونقل عناصر العمل إلى قائمة المهام الخاصة بك ، وحذف البريد العشوائي والحصول على فكرة سريعة عما يحتاج انتباهك بعد ذلك. - استخدم القواعد لأتمتة العملية
لتبسيط عملية إدارة البريد الإلكتروني بشكل أكبر ، استخدم القواعد الموجودة في برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك التي تقوم بفرز رسائلك ووضع علامة عليها ونقلها وتنظيمها. بينما سيستغرق بعض الوقت لإنشاء قواعد تدعم طريقة استخدامك للبريد الإلكتروني ، بمجرد إنشائها ، يمكنك تقليل جزء كبير من وقت معالجة بريدك الإلكتروني. - احصل على السبق من هاتفك الذكي
يمتلك العديد من أصحاب الأعمال التجارية الصغيرة هواتف ذكية حتى يتمكنوا من البقاء على اتصال وعلى رأس العمل ، حتى عندما يكونون خارج المكتب. إذا كنت تتحقق بشكل متكرر من البريد الإلكتروني على جهازك المحمول ، فيمكنك توفير قدر كبير من الوقت من خلال قراءة الرسائل والبدء في معالجتها أثناء التنقل. حتى إذا كنت تجعل من عادة حذف الرسائل غير المرغوب فيها والرسائل التي لا تحتاج إلى حفظها ، يمكنك الاستفادة من وجود صندوق بريد انسيابي عند العودة إلى المكتب. - إذا لم تقرأه ، قم بإلغاء الاشتراك
يمكن أن تكون الرسائل الإخبارية بالبريد الإلكتروني ورسائل التسويق عبر البريد الإلكتروني طريقة رائعة للبقاء على اتصال بالعملاء والزملاء والشركاء والشركات الأخرى التي تهتم بها ، ولكن هذه الرسائل يمكن أن تتراكم بسرعة. إذا لم تكن قد قرأت بريدًا متكررًا معينًا في العديد من المشكلات ، فأوقف اشتراكك. يمكن أن يكون قصر الرسائل الإخبارية بالبريد الإلكتروني والرسائل الآلية الأخرى على تلك التي تقرأها بانتظام طريقة سهلة لتقليل الحجم الإجمالي في بريدك الوارد.
بمجرد من تنظيم بريدك الإلكتروني ، فكر في تجربة أدوات رقمية إضافية لتصبح أكثر فاعلية.
