مميزات المكاتب النظيفة (بلا أوراق)

المزيد والمزيد من الشركات تصبح بلا أوراق. لقد أعطتنا التكنولوجيا الجديدة والمتغيرة الأدوات التي نحتاجها لتحويل خزائن الملفات الفائضة إلى تنسيق رقمي منظم. ولكن هذا لا يعني أنه من السهل القيام بالورق ، أو أنه القرار الصحيح لكل شركة .

في ما يلي نظرة على إيجابيات وسلبيات المكتب الخالي من الأوراق لمساعدتك في تحديد ما إذا كان يمكنك استخدام الورق وجعلة قرار ذكي لشركتك.

إيجابيات مكتب بلا ورق

1. صديقة للبيئة: وفقًا لصحيفة The Daily Green ، يمثل الورق 25٪ من نفايات مدافن النفايات ، وإذا خفضت الولايات المتحدة استخدام الورق المكتبي بنسبة 10٪ فقط ، فستمنع انبعاث 1.6 مليون طن من غازات الاحتباس الحراري. وهذا فقط للورق ، دون مراعاة إنتاج خراطيش الحبر والتخلص منها والطاقة التي تستخدمها الطابعات. إن عدم استخدام الورق هو قرار واعٍ بيئيًا.
2. فعّالة من حيث التكلفة: تمامًا مثل فوائد المكتب غير الورقي للبيئة ، هناك أيضًا مزايا لميزانية الأعمال الصغيرة. فكر في المبلغ الذي تنفقه كل شهر على الورق والحبر والبريد وغيرها من المستلزمات التي تدعم مكتبًا كثيف الورق. ثم ضع في اعتبارك المساحة التي تستغرقها لتخزين جميع المستلزمات المادية والمستندات الفعلية. يمكن أن تكون مكلفة للغاية. بمرور الوقت ، يمكن أن يؤدي عدم استخدام الورق إلى توفير كبير في أعمالك الصغيرة.
3. سهولة الوصول: إن كونك بلا أوراق يعني أن جميع مستنداتك الهامة مرقمنة. يمكنك نسخها احتياطيًا إلى السحابة أو الوصول إليها من خلال تطبيق سطح مكتب بعيد ، مما يمنحك القدرة على العمل من مكتب متنقل ، أو من أي مكان لهذا الأمر ، والحفاظ على الإنتاجية.
4. تنظيم الملفات: إذا كنت قد أضعت وقتًا في خلط الأوراق من خلال خزانة ملفات غير منظمة أو أكوام من الورق للعثور على ما تبحث عنه ، فأنت تعرف كيف يمكن إدارة المستندات الورقية المرهقة. عندما تنشئ مكتبًا بدون أوراق ، فإنك تنشئ نظام ملفات رقمي يسهل تنظيمه والبحث فيه وتعديله بمرور الوقت. وهذا يجعل ما كان في يوم من الأيام عملية مؤلمة لإيجاد مستند بنفس سهولة إجراء البحث.

سلبيات مكتب بلا ورق

1. فشل النظام: قد يكون الوصول الرقمي سريعًا ، ولكنه يعني أيضًا خسارة سريعة. ضع في اعتبارك ما سيحدث لجميع مستندات عملك التي يتم حفظها محليًا على جهاز الكمبيوتر الخاص بك إذا تعطل نظامك. قد تخسر كل شيء. من المهم لكل شركة صغيرة ، وخاصة تلك التي لا تستخدم الأوراق ، أن يكون لديها نظام للنسخ الاحتياطي للبيانات وحمايتها خارج الموقع.
2. الأمان: لا يمكن حماية الملفات الرقمية بقفل على خزانة الملفات أو باب المكتب ، لذا فإن أمن المستندات والمعلومات الحساسة يمثل مصدر قلق بالغ للمكاتب غير الورقية. تشمل الحلول التشفير والخوادم المحلية والوصول المقيد ، وكلها لها تكاليفها وفوائدها الخاصة. بالإضافة إلى ذلك ، من المهم النظر في طبيعة بعض الشركات وحساسية المواد التي يتم التعامل معها على أساس يومي (فكر في محاسبك) ببساطة لا تصلح لأن تصبح بلا أوراق.
3. عمليات تجديد: يتضمن جزء من الانتقال إلى مكتب بدون أوراق مراجعة جميع عمليات العمليات الحالية وإيجاد بدائل مناسبة. على سبيل المثال ، قد تحتاج إلى البدء في استخدام خدمة التوقيع الإلكتروني ، وخدمات الفواتير والدفع عبر الإنترنت ، والتطبيقات الأخرى التي تحل محل الحاجة إلى المستندات المادية. سيتعين أيضًا تدريب جميع موظفيك على النظام الجديد بمجرد وضعه.
4. كثرة الوقت: لا يعد استخدام الورق بدون ورق عملية بين عشية وضحاها ؛ هناك الكثير من العوامل التي يجب مراعاتها. يستغرق الأمر بعض الوقت للنظر في جميع الآثار المترتبة على ترك عالم الورق وراءك ، وطالما أن تنفيذ جميع التغييرات على عملياتك التي تدعم عدم استخدام الورق.

قرار عدم استخدام الورق هو قرار يختلف من عمل لآخر ، وبالتأكيد ليس قرارًا عالميًا مناسبًا لكل شركة. أهم جزء في اتخاذ القرار بعدم استخدام الورق هو إجراء البحث حتى تتمكن من تحديد ما إذا كانت الفوائد تفوق التحديات. بعد ذلك ، قم بإنشاء عملية منهجية لن تتيح لك مزايا عدم استخدام الورق فحسب ، بل ستساعد أيضًا في تحسين إنتاجيتك في نفس الوقت.