مسك الحسابات الكترونيا لجودة مراقبة الاداء في الشركات
مسك الدفاتر في شركة تجارية هو أساس النظام المحاسبي للشركة. مسؤولو الدفاتر مسؤولون عن تسجيل وتصنيف المعاملات المحاسبية لشركة الأعمال والتقنيات التي تنطوي على تسجيل تلك المعاملات. ولهذا فانت بحاجة لنظام الكتروني تجاري ويجب عليك الاحتفاظ بنسخ أكسل لكل المعاملات المالية.
إذا كنت صاحب شركة ، فسيتعين عليك إما إعداد نظام المحاسبة الخاص بك أو عليك تعيين شخص لإعداده لك. إذا كنت تعمل لحسابك الخاص وكانت شركة من شخص واحد ، فستفعل ذلك بنفسك. إذا كنت توظف موظفين وتتوقع الكثير من النمو ، يمكنك استئجار وحدة تحكم للتعامل مع الإدارة المالية والمحاسبة. إذا كان عملك سوف ينمو ولكنك تتوقع نموًا بطيئًا ، يمكنك ببساطة الاستعانة بمحاسب أو كاتب حسابات للتعامل مع نظام المحاسبة.
الفرق بين المحاسب والمراقب
عندما يسجل كاتب الحسابات المعاملات المالية للشركة ويصنفها ، يتخذ المحاسب الخطوات والتحليلات التالية والمراجعات والتقارير ويفسر المعلومات المالية للشركة.
المراقب المالي هو في الواقع رئيس المحاسبة في الشركة. هو / هي المسؤولة عن إنشاء وصيانة النظام المحاسبي للشركة. المراقب مسؤول عن المحاسبة المالية والإدارية. بمعنى آخر ، الاستجابة للبيانات المحاسبية للشركة بطريقة مناسبة ومسؤولة. عادة ما يتم تعيين وحدة تحكم مع نمو الأعمال التجارية.
مسك الدفاتر مع وبدون برنامج كمبيوتر
يعلمك هذا البرنامج التعليمي حول مسك الدفاتر مسك الدفاتر الأساسية دون استخدام برنامج كمبيوتر. لماذا تحتاج إلى معرفة أنه نظرًا لوجود العديد من برامج الكمبيوتر التي يمكنك استخدامها؟ هل سمعت القول “قمامة في القمامة؟” يجب أن تفهم مسك الدفاتر الأساسي وراء ما تدخله في برنامج الكمبيوتر من أجل إدخال المعلومات الصحيحة. سيتناول برنامج تعليمي لاحق استخدام برنامج كمبيوتر للتعامل مع مسك الدفاتر لمؤسسة عملك.
يجب عليك استخدام مسك الدفاتر دخول واحد أو مزدوج؟
مسك الدفاتر ذات الإدخال الواحد تشبه إلى حد كبير الاحتفاظ بسجل الشيكات. أنت تسجل المعاملات وأنت تدفع الفواتير وتودع في حساب شركتك. يعمل فقط إذا كانت شركتك شركة صغيرة ذات حجم معاملات منخفض.
إذا كانت شركتك بأي حجم وتعقيد ، فستحتاج إلى إعداد نظام مسك الدفاتر مزدوج القيد. يتم إدخال اثنين على الأقل لكل معاملة. يتم الخصم من حساب واحد ، ويتم إضافة رصيد إلى حساب آخر. هذا هو المفتاح لمحاسبة القيد المزدوج.
يجب عليك استخدام النقد أو المحاسبة على أساس الاستحقاق؟
أحد أول القرارات التي يجب عليك اتخاذها عند إعداد نظام مسك الدفاتر الخاص بك هو ما إذا كنت ستستخدم أو لا تستخدم نظام المحاسبة النقدية أو المستحقة. إذا كنت تدير نشاطًا تجاريًا صغيرًا لشخص واحد من المنزل أو حتى ممارسة استشارية أكبر من مكتب لشخص واحد ، فقد تحتاج إلى الالتزام بالمحاسبة النقدية. إذا كنت تستخدم المحاسبة النقدية ، فسوف تسجل معاملتك عندما يتغير النقد. يمكن أن يكون النقد أي شيء من المال الفعلي إلى التحويل الإلكتروني للأموال. في بعض الأحيان تبدأ الشركات أعمالها باستخدام المحاسبة النقدية وتتحول إلى محاسبة الاستحقاق مع نموها.
إذا كنت ستقدم لعملائك رصيدًا أو إذا كنت ستطلب ائتمانًا من الموردين ، فيجب عليك استخدام نظام محاسبة الاستحقاق. باستخدام المحاسبة على أساس الاستحقاق ، تسجل عمليات الشراء أو المبيعات على الفور ، حتى إذا لم يتغير النقد حتى وقت لاحق ، كما هو الحال في حسابات الدفع أو حسابات القبض.
الأساسيات – فهم الأصول والخصوم
قبل إعداد نظام مسك الدفاتر الخاص بك ، عليك أن تفهم الحسابات الأساسية للشركة – الأصول والخصوم وحقوق الملكية. الأصول هي تلك الأشياء التي تمتلكها الشركة مثل مخزونها وحساباتها المدينة. الخصوم هي تلك الأشياء التي تدين بها الشركة مثل ما تدين به لمورديها (حسابات الدفع) ، والقروض المصرفية والتجارية ، والرهون العقارية ، وأي ديون أخرى على الدفاتر. حقوق الملكية هي ملكية صاحب عمل وأي مستثمر في الشركة.
موازنة الكتب
لتحقيق التوازن بين دفاترك ، يجب عليك تتبع هذه العناصر بدقة والتأكد من تسجيل المعاملات التي تتعامل مع الأصول والخصوم وحقوق الملكية بشكل صحيح وفي المكان الصحيح. هناك صيغة رئيسية يمكنك استخدامها للتأكد من توازن كتبك دائمًا. تسمى هذه الصيغة المعادلة المحاسبية:
الأصول = الخصوم + حقوق الملكية
المعادلة المحاسبية تعني أن كل شيء تمتلكه (الأصول) متوازن مع المطالبات مقابل الأعمال (الخصوم وحقوق الملكية). الخصوم هي مطالبات تستند إلى ما تدين به للبائعين والمقرضين. أصحاب الأعمال التجارية لديهم مطالبات ضد الأصول المتبقية (حقوق الملكية).
شروط مسك الدفاتر الأولية المتعلقة بالمعادلة المحاسبية
دعونا نلقي نظرة فاحصة على الأصول والخصوم وحقوق الملكية حتى يكون لديك فهم كامل لما يحتويه كل منها.
• الأصول: إذا نظرت إلى شكل الميزانية العمومية ، فسترى حسابات الأصول والخصوم وحقوق الملكية. تبدأ حسابات الأصول عادةً بحساب النقد وحساب الأوراق المالية القابلة للتسويق. بعد ذلك ، يتم سرد حسابات المخزون المستحقة والأصول الثابتة مثل الأراضي والمباني والمنشآت والمعدات. تلك أصول مادية. يمكنك لمسها. تمتلك الشركات أيضًا أصول غير ملموسة مثل شهرة العملاء.
• الخصوم: تتضمن حسابات المطلوبات في الميزانية العمومية كلاً من الخصوم الحالية والطويلة الأجل. عادة ما تكون الخصوم المتداولة هي حسابات الدفع والاستحقاقات. الحسابات الدائنة هي عادةً ما تدين به الشركة لمورديها وبطاقات الائتمان والقروض المصرفية. سوف تتكون المستحقات من الضرائب المستحقة بما في ذلك ضريبة المبيعات المستحقة والضرائب الفيدرالية وحكومات الولايات والضمان الاجتماعي وضريبة الرعاية الطبية على الموظفين والتي يتم دفعها بشكل ربع سنوي.
• حقوق الملكية: تشمل حسابات حقوق الملكية جميع المطالبات التي يمتلكها الملاك ضد الشركة. يمتلك صاحب العمل استثمارًا ، وقد يكون الاستثمار الوحيد في الشركة. إذا كانت الشركة قد اتخذت استثمارات أخرى ، فهذا يعتبر كذلك.
أساسيات بيان الدخل – الإيرادات والنفقات والتكاليف
يغطي بيان الدخل الإيرادات والمصروفات والتكاليف.
الإيرادات هي كل الدخل الذي تحصل عليه الشركة من بيع منتجاتها أو خدماتها. وتسمى التكاليف أيضًا تكلفة السلع المباعة ، وهي جميع الأموال التي تنفقها الشركة على شراء أو تصنيع السلع أو الخدمات التي تبيعها لعملائها. يتتبع حساب المشتريات البضائع المشتراة. النفقات هي جميع الأموال التي يتم إنفاقها لإدارة الشركة والتي لا تتعلق على وجه التحديد بمنتج أو خدمة تم بيعها. مثال لحساب المصروفات هو الرواتب والأجور.
كاتب الحسابات مسؤول عن تحديد الحسابات التي يجب تسجيل المعاملات فيها. على سبيل المثال ، إذا قامت الشركة ببيع نقدي لأحد العملاء وكان عملك يستخدم مسك الدفاتر المزدوجة القيد ، فسوف تقوم بتسجيل النقد المستلم في حساب الأصول المسمى كاش وسيتم تسجيل البيع في حساب الإيرادات المسمى المبيعات. هنا مثال آخر على إدخال مسك الدفاتر لبيع النقد. هذا يلقي في متغير آخر – ما يجب على كاتب الحسابات القيام به عندما يتعلق الأمر بضريبة المبيعات.