نصائح لإدارة الملفات الإلكترونية

يمكن أن يكون الاحتفاظ بمستنداتك الإلكترونية منظمة أمرًا روتينيًا في عالم اليوم “السلكي”.

بالإضافة إلى تخزين المستندات محليًا على أجهزة الكمبيوتر المكتبية أو المحمولة أو الأجهزة المحمولة ، تستخدم المزيد والمزيد من الشركات السحابة لتطبيقات الأعمال الأساسية وتخزين الملفات.

ومما يزيد من تعقيد مشكلة التخزين حاجة العديد من الشركات إلى مشاركة المستندات بين الموظفين . داخل المكتب ، يتم تحقيق ذلك عادةً باستخدام خادم ملفات أو جهاز تخزين متصل بالشبكة (NAS).¹

إذا كان الوصول المشترك عبر الأجهزة المحمولة مطلوبًا ، فيمكن تخزين المستندات في السحابة ومشاركتها عن طريق تعيين أذونات الوصول.

يمكن أن تكون نتيجة كل هذا كابوسًا لإدارة الملفات مع تخزين بعض مستندات الشخص في السحابة وبعضها محليًا ، وحتى المستندات الفردية المخزنة فقط في مكان واحد أو آخر.

المنظمة هي مفتاح إدارة الملفات الإلكترونية

أينما يتم تخزين المستندات ، من المهم إبقائها منظمة ومحدثة. و الهدف من إدارة الملفات الالكترونية هو ضمان أن تتمكن من العثور على ما تبحث عنه، حتى إذا كنت تبحث عن ذلك سنوات بعد إنشائها.

كان معظم رجال الأعمال في وقت أو آخر في موقف محرج من إجراء مكالمة مع العميل وعدم قدرتهم على تحديد الفاتورة ذات الصلة أو مستندات العميل المهمة الأخرى بسرعة. مزعج بنفس القدر هو التدافع في نهاية العام في محاولة للعثور على وثائق تتعلق بحسابات الشركة للمحاسب أو حتى أسوأ ، ضرائب.

يعد التنظيم السليم للمستندات الرقمية أمرًا بالغ الأهمية بشكل خاص في بيئة مشتركة – إذا كان أحد موظفيك غائبًا (بشكل مؤقت أو دائم!) ، فيجب أن تكون قادرًا على تحديد موقع أي مستندات أنشأها أو يديرها هذا الشخص بسهولة.

يعد الفقد المحتمل لمشكلات البيانات مع الموظفين الساخطين والمغادرين سببًا إضافيًا لحماية بيانات عملك .

ستساعدك نصائح إدارة الملفات هذه في الحفاظ على إمكانية الوصول إلى ملفاتك:

1. استخدم مجلدات التثبيت الافتراضية لملفات البرامج

استخدم مواقع الملفات الافتراضية عند تثبيت برامج التطبيق. تحت Windows ، توجد ملفات برنامج التطبيق وفقًا للاتفاقية تحت (Drive Letter:) -> دليل ملفات البرنامج. يعد تثبيت التطبيقات في مكان آخر أمرًا مربكًا وغير ضروري. 

2. مكان واحد لجميع المستندات

ضع جميع المستندات تحت مجلد “جذر” واحد. بالنسبة لمستخدم واحد في بيئة Windows ، يكون الموقع الافتراضي هو مجلد “المستندات”.²

في بيئة مشاركة الملفات ، حاول أن تفعل الشيء نفسه. قم بإنشاء مجلد جذر واحد (يسمى “المستندات المشتركة” على سبيل المثال) وقم بتخزين كافة المستندات في مجلدات فرعية داخل المجلد الجذر. إن وجود موقع واحد لجميع المستندات الإلكترونية يجعل من السهل العثور على الأشياء وتشغيل النسخ الاحتياطية والمحفوظات.

 3. إنشاء مجلدات في تسلسل هرمي منطقي

هذه هي أدراج خزانة الملفات بجهاز الكمبيوتر الخاص بك ، إذا جاز التعبير. استخدم لغة بسيطة لتسمية مجلداتك ؛ لا تريد أن تنظر إلى قائمة المجلدات هذه في المستقبل وتتساءل عن معنى “TFK” أو أي اختصار آخر مثير للاهتمام اخترعته.

4. عش المجلدات داخل المجلدات

قم بإنشاء مجلدات أخرى داخل هذه المجلدات الرئيسية حسب الحاجة. على سبيل المثال ، قد يحتوي مجلد يسمى “الفواتير” على مجلدات تسمى “2018” و “2017” و “2016”. قد يتضمن المجلد المسمى للعميل مجلدات “بيانات العميل” و “المراسلات”. الهدف هو وضع كل ملف في مجلد بدلاً من إدراج مجموعة من الملفات المعزولة.

لا تقم بإنشاء هياكل مجلد معقدة ذات طبقات عميقة. حيثما أمكن ، استخدم أسماء ملفات وصفية بدلاً من ذلك.

5. اتبع اصطلاحات تسمية الملف

لا تسمح بعض أنظمة التشغيل (مثل Unix) بالمسافات في أسماء الملفات أو المجلدات ، لذا تجنب ذلك إذا كانت بيئة الحوسبة الخاصة بك مختلطة. ³  بدلاً من ذلك ، استخدم الشرطات السفلية كمحدد (مثل Doe_John_Proposal.doc.) أحرف أخرى مثل /؟ <> \: * | “^ محظور أيضًا في أسماء الملفات أو المجلدات ضمن Windows.⁴

استخدم أسماء ملفات وصفية لسهولة التعرف عليها واسترجاعها ولكن لا تسرف – أسماء الملفات / المسار لها حدود طول تختلف بين أنظمة التشغيل.

تحت Windows ، يبلغ الحد الأقصى لطول المسار الكامل لملف (مثل حرف محرك الأقراص + أسماء المجلدات + اسم الملف) 260 حرفًا. ⁵ استخدم الاختصارات الشائعة حيثما أمكن ذلك ، مثل Jan for January أو Corp for Corporation.

6. كن محددًا

امنح الملفات الإلكترونية أسماء منطقية ومحددة وقم بتضمين التواريخ في أسماء الملفات إن أمكن. الهدف عند تسمية الملفات هو أن تكون قادرًا على معرفة ما يدور حوله الملف دون الحاجة إلى فتحه والبحث. لذلك إذا كان المستند عبارة عن خطاب إلى عميل يذكِّره بأن السداد متأخر ، فسمِّه شيئًا مثل “overdue_20180115” ؛ بدلاً من شيء مثل “حرف”. كيف ستعرف من هو الخطاب دون فتحه؟

إذا كنت تشارك الملفات عبر البريد الإلكتروني أو الأجهزة المحمولة ، فقد ترغب في أن يتضمن اسم الملف معلومات أكثر تحديدًا ، حيث لن يتم تضمين معلومات المجلد في الملف المشترك. 

على سبيل المثال ، إذا كان المستند الخاص بك موجودًا في My Documents \ Invoices \ 2017 \ Customers \ Doe_John_20180416.doc والملف تمت مشاركته أو إرساله بالبريد الإلكتروني ، فسترى أن كل المستلم هو Doe_John_20170416.doc وقد لا يكون قادرًا على معرفة أن الملف عميل فاتورة بدون فتحها.

7. ملف كما تذهب

أفضل وقت لتقديم مستند هو عندما تقوم بإنشائه لأول مرة. لذا اعتد على استخدام مربع الحوار “حفظ باسم” لتقديم المستند الخاص بك بالإضافة إلى تسميته ، ووضعه في المكان المناسب في المقام الأول.

8. اطلب ملفاتك من أجل راحتك

إذا كانت هناك مجلدات أو ملفات تستخدمها كثيرًا ، فقم بإجبارها على الظهور في أعلى قائمة الملفات عن طريق إعادة تسميتها بـ! أو AA في بداية اسم الملف.

9. انتزع ملفاتك بانتظام

أحيانًا يكون ما هو قديم واضحًا كما في مثال المجلد المسمى “الفواتير” أعلاه. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فاحتفظ بمجلداتك مرتبة عن طريق مسح الملفات القديمة .

هل لا الملفات المتصلة بالأعمال التجارية الحذف إلا إذا كنت متأكدا تماما أنك لن تحتاج أبدا الملف مرة أخرى. بدلاً من ذلك ، في مجموعتك الرئيسية من المجلدات الموجودة ضمن المجلد الجذر ، قم بإنشاء مجلد يسمى “قديم” أو “غير نشط” وانقل الملفات القديمة إليه عندما تصادفها. 

10. نسخ الملفات احتياطيًا بشكل منتظم

سواء كنت تقوم بنسخ ملفاتك على محرك أقراص آخر أو على شريط ، فمن المهم إعداد نظام نسخ احتياطي منتظم ومتابعته .

الإدارة الجيدة للملفات تجعل العثور على ما تريد أمرًا سهلاً

يجب أن تكون إدارة المستندات الإلكترونية جزءًا من استراتيجية شاملة لإدارة المستندات لعملك. يجب أن تتضمن خطة إدارة المستندات المناسبة جميع جوانب التعامل مع المستندات ، بما في ذلك التخزين والاسترجاع والنسخ الاحتياطي والأمن.

تعتبر وظيفة البحث شيئًا رائعًا ولكنها لن تضاهي أبدًا سهولة القدرة على الانتقال مباشرة إلى مجلد أو ملف. إذا اتبعت نصائح إدارة الملفات هذه باستمرار ، حتى إذا كنت لا تعرف مكان وجود شيء ما ، فأنت تعرف مكانه – وهي ميزة كبيرة عندما يتعلق الأمر بالعثور على ما تبحث عنه. والممارسات الجيدة لإدارة الملفات توفيرا للوقت عملك والمال .