معايير التكنولوجيا: أساس سياسة الاستخدام المقبول

يجب أن تتناول كل “محفظة” شاملة لسياسة إدارة تكنولوجيا المعلومات مسألة معايير التكنولوجيا. إنها “المعايير” التي تجعل السياسات الأخرى “ممكنة” ، بما في ذلك البريد الإلكتروني وأمن البيانات والتعافي من الكوارث. في حين أن القيود المرتبطة قد لا تكون دائمًا شائعة ، فإن المنظمات التي تتبنى وتلتزم بمجموعة مناسبة من معايير التكنولوجيا ستحقق العديد من الفوائد “ذات القيمة المضافة”.

الاستخدامات الشائعة لمعايير التكنولوجيا
على المستوى الأساسي ، تضع معايير التكنولوجيا حدودًا لاستخدام التكنولوجيا ، وتحدد التكنولوجيا التي سيتم استخدامها (الاستخدام المقبول) وتقييد الوصول إلى التكنولوجيا التي تعتبر “غير قياسية”. هذه المعايير ، التي تتعلق في الغالب بمنتجات الأجهزة والبرامج المخصصة للمستخدمين النهائيين الفرديين (أجهزة الكمبيوتر المكتبية ، وأجهزة الكمبيوتر المحمولة ، وأجهزة الكمبيوتر المحمولة ، والأجهزة اللوحية ، والأجهزة المحمولة ، والبرامج ، والتطبيقات ، والأجهزة الطرفية ذات الصلة) ، تقع عادةً في ثلاث (3) فئات محددة:

معايير الحلول. المعايير التي تحدد أنواع المنتجات التي يمكن استخدامها (وفقًا للشركة المصنعة أو الإصدار أو النظام الأساسي أو الخصائص المحددة الأخرى) ، بالإضافة إلى العملية التي يتم من خلالها الحصول على هذه المنتجات القياسية.
معايير التكوين. المعايير التي تحدد طريقة تثبيت وتكوين الأجهزة والبرامج والتطبيقات المحددة.
معايير الاستخدام. المعايير التي تحدد قابلية تطبيق منتج تقني معين (أو مجموعة من المنتجات) على حاجة عمل موضحة ومعلنة ، وتشكل الأساس لتخطيط التكنولوجيا ، وتوصيات الشراء واختيار المنتج.
تضع المعايير حدودًا على التكنولوجيا التي تعتبر “مقبولة” للاستخدام التجاري. وكما هو متوقع ، غالبًا ما تُقابل هذه القيود بقدر كبير من المقاومة من مجتمع المستخدم النهائي. للرد ، يجب أن تكون إدارة تكنولوجيا المعلومات قادرة على تبرير المعايير المتعلقة بالقرارات وإجراءات الإنفاذ. تطرح الحاجة إلى التبرير السؤال – “هل المعايير تستحق الجهد المبذول؟” هذا سؤال لا يمكنك الإجابة عليه إلا عندما تفكر في الفوائد المحتملة التي يمكن أن تقدمها “المعايير”. (اقرأ أيضًا: ما هي إدارة تكنولوجيا المعلومات؟ مهارات ومعايير مصداقية تكنولوجيا المعلومات)

فوائد معايير التكنولوجيا
أظهرت التجربة أن الأشياء الجيدة تحدث عندما يتم التخطيط والتطبيق المناسب للمجموعة الصحيحة من معايير تكنولوجيا المستخدم النهائي. يمكن تحقيق الفوائد الملموسة عبر طيف واسع ، بدءًا من جودة خدمة تكنولوجيا المعلومات المحسنة ، إلى انخفاض تكاليف إدارة التكنولوجيا ، والمزيد (كما توضح القائمة أدناه):

من خلال الحد من مجموعة متنوعة من منتجات الأجهزة والبرامج المستخدمة ، ستتاح لأقسام تكنولوجيا المعلومات الفرصة لتطوير خبرة مركزة ومتعمقة في المنتج ، وبالتالي تحسين جودة واستجابة خدمات الدعم الفني الأساسية.
من خلال الحد من تنوع المنتجات المستخدمة ، يمكن لأقسام تكنولوجيا المعلومات اختبار وإدارة توافق المنتج بشكل أفضل ، وبالتالي تقليل عدد مشاكل تعارض النظام الأساسي.
يمكن أن يؤدي التوحيد القياسي إلى خفض تكاليف اقتناء التكنولوجيا من خلال الشراء بكميات كبيرة ، وتقديم أسعار مخفضة ، فضلاً عن زيادة النفوذ للتفاوض بشأن عقود صيانة وتدريب أكثر ملاءمة.
مع التركيز على مجموعة محددة من المنتجات التقنية ، ستتاح لمجتمع المستخدم النهائي الفرصة لتطوير خبرة متعمقة في المنتج – لتعزيز الإنتاجية التشغيلية وتعظيم الاستفادة من التكنولوجيا.
يمكن للتوحيد القياسي تقليل المخاطر المرتبطة بمحفظة التكنولوجيا غير الخاضعة للرقابة ، وتسهيل تخطيط التعافي من الكوارث ، وإدارة تراخيص البرامج ، وإدارة الأمن.
هذه القائمة مثيرة للإعجاب ، لكنها ليست مضمونة بأي حال من الأحوال. التوحيد القياسي ليس هو الحل لكل مشكلة ، وأفضل المعايير ستكون أكثر بقليل من “البيروقراطية” إذا لم يتم تصميمها وتنفيذها بشكل صحيح. في ظل ظروف معينة ، يمكن للمعايير أيضًا أن تأتي بنتائج عكسية ، وتخلق مشاكل أكثر مما تحل. عندما يتم إنشاء المعايير لمجرد القوة والتحكم ، وتفتقر إلى المرونة الكافية ، ودون مراعاة كاملة لاحتياجات العمل ، في جميع الاحتمالات ، سيتم تجاوزها. هذا لا يساعد أي شخص – لا العمل ولا المستخدمين النهائيين وبالتأكيد ليس قسم تكنولوجيا المعلومات.