تحليل المتطلبات: احتياجات العمل تقود مشاريع تكنولوجيا المعلومات

تخدم مشاريع تكنولوجيا المعلومات العديد من الأغراض المختلفة ، بما في ذلك العديد من المتغيرات الفنية والتجارية والمالية. بالنظر إلى جميع العوامل الدافعة ، يمكن أن تكون متطلبات المشروع موجودة بالفعل على العديد من المستويات ، وليس من السهل فهم جميع الاحتياجات المحتملة ، وربما المتضاربة. لهذا السبب يعد تحليل المتطلبات المنظمة جزءًا مهمًا بشكل خاص من عملية الإدارة لمشاريع تكنولوجيا المعلومات. اقرأ المزيد.

من المنطقي أنه في الوقت المناسب ، يعتمد نجاح مشروع الميزانية على تعريف متين لكل متطلب واقعي. هذا هو العمود الفقري “الواقعي” لأي مشروع لتكنولوجيا المعلومات ، مما يمهد الطريق لتخطيط وتنفيذ المشروع بكفاءة. المتطلبات تخدم ثلاث (3) وظائف أساسية:

تشكل المتطلبات الأساس لمخرجات المشروع ، مع تحديد الاحتياجات التشغيلية والوظائف.
تحدد المتطلبات توافقًا في الآراء وأرضية مشتركة بين أصحاب المصلحة في المشروع والمشاركين.
تحدد المتطلبات التوقعات في نتائج محددة ، يمكن إعطاؤها شكلاً ومضمونًا.
يتم إجراء تحليل المتطلبات كجزء من عملية تحديد المشروع.
التنظيم: فئات المتطلبات
يتم تحديد المتطلبات وتحليلها في جميع مراحل دورة حياة إدارة المشروع ، بدءًا من اقتراح المشروع ، وتستمر مع بدء المشروع وتقديم طلبات التغيير. لتسهيل الأمور ، من المفيد عرض المتطلبات من حيث “الصورة الأكبر” ، مع مراعاة الديناميكيات المعقدة لمشروع تكنولوجيا المعلومات. ضمن بيئة مشروع تكنولوجيا المعلومات ، قد تختلف المتطلبات حسب نوع المشروع وظروفه ، ولكن يمكن قياسها وفقًا لأربع (4) فئات أساسية:

المتطلبات الوظيفية: لتحديد المظهر والميزات والوظائف التشغيلية لمخرجات المشروع.
المتطلبات الفنية: لتحديد العناصر الفنية لمخرجات المشروع ، بما في ذلك مواصفات التصميم والمتطلبات التشغيلية وتوافق المنصة والسعة ومتطلبات الأداء.
متطلبات العمل: لتحديد أهداف المشروع الشاملة ورؤيته ، بما في ذلك أهداف العمل ، والأهداف ، وتوقعات الإنتاجية ، والعائد على الاستثمار ، ومتطلبات الاسترداد.
متطلبات العملية: لتحديد متطلبات عملية المشروع ، والتي تحكم طريقة إدارة المشروع ، بما في ذلك سياسات إدارة المشروع والإجراءات وأفضل الممارسات.
العمل من خلال عملية المتطلبات
أثناء قيامك بعملية تحديد المتطلبات وتحليلها ، تحتاج إلى التفكير في أنواع المتطلبات التي يجب تحديدها ، بالإضافة إلى مختلف الأفراد المشاركين في عملية المتطلبات. نظرًا لأن المتطلبات تحدد النواتج وتبني الإجماع ، فمن الضروري أن يشارك جميع أصحاب المصلحة الرئيسيين في عملية المتطلبات حسب الحاجة ، سواء كانت تلك المشاركة تتضمن التحديد أو المراجعة أو الموافقة.

الخطوة الأولى: البحث عن المتطلبات
احصل على “بيان المتطلبات” من أصحاب المصلحة المناسبين في المشروع ، من أجل الحصول على منظور “مباشر” لمتطلبات المشروع من وجهة نظر أصحاب المصلحة:

المتطلبات الوظيفية: مقدمة من المستخدمين النهائيين / العملاء.
المتطلبات الفنية: يتم توفيرها من قبل الموظفين الفنيين.
متطلبات العمل: مقدمة من قبل المستخدمين النهائيين والإدارة.
متطلبات العملية: مقدمة من قبل فريق عمل المشروع وتقنية المعلومات.
الخطوة الثانية: التحقق من صحة المتطلبات
تقييم المتطلبات والتحقق منها مقابل احتياجات العمل والإمكانيات التقنية والقدرات الداخلية والبدائل وواقع الميزانية.
هل المتطلبات واقعية؟
هل المتطلبات قابلة للتحقيق؟
هل المتطلبات متوافقة مع أفضل الممارسات التقنية وأهداف العمل والميزانيات والأهداف؟
هل المتطلبات كافية للعمل؟
إذا تم الوفاء بها ، هل ستلبي هذه المتطلبات حاجة قابلة للتطبيق ، أم ستخلق احتياجات ومشاكل جديدة؟
الخطوة الثالثة: أعد صياغة المتطلبات
أعد صياغة المتطلبات بعبارات محددة يمكن اتخاذ مزيد من الإجراءات بناءً عليها. يجب أن تكون إعادة الصياغة هذه عبارة عن المتطلبات من حيث تسليم المشروع ، موضحًا لعميل المشروع أن متطلباتهم قد تم فهمها وأنه يمكن تحقيق النتائج.

الخطوة الرابعة: تحليل المخاطر
حدد المخاطر والافتراضات التي تستند إليها هذه المتطلبات.

الخطوة الخامسة: طلب القبول والموافقة
اطلب القبول والموافقة على إعادة صياغة المتطلبات. يجب الحصول على هذا القبول والموافقة من جميع أصحاب المصلحة والمشاركين المعنيين في المشروع.

الخطوة السادسة: إدارة التغيير
اعتماد وإنفاذ إجراءات طلب التغيير الموحدة التي ستسمح بتغيير المتطلبات مع تطور المشروع ، ووفقًا للاحتياجات والظروف. يجب الحفاظ على التغييرات في المتطلبات عند الحد الأدنى ، وحسب الحاجة فقط. من أجل ضمان تقييم تغييرات المتطلبات بشكل مناسب ، يجب أن تأخذ طلبات التغيير في الحسبان ما يلي:

الفرد الذي يطلب التغيير.
تفاصيل ملف

يتغيرون.
سبب التغير.
التأثير المحتمل على المشروع.
التغييرات المهمة المطلوبة (حسب المهمة والتاريخ والأنشطة المعنية).
التكاليف المتضمنة.
خطوات المراجعة والموافقة.
معايير قبول طلب التغيير أو رفضه.