أفضل الطرق لتحسين عملية إدخال البيانات

يلعب إدخال البيانات دورًا تشغيليًا فريدًا في العديد من المؤسسات. من ناحية أخرى ، يُنظر عادةً إلى إدخال البيانات على أنه أولوية تشغيلية منخفضة. في حين أن وظيفتها غالبًا ما تكون ضرورية ، قد ينظر مديرو الأعمال إلى إدخال البيانات كعملية يجب أن “تعمل فقط” وقد يتم إيلاء القليل من الاهتمام لضمان دقة عملية إدخال البيانات وسلامتها. من ناحية أخرى ، ومع ذلك ، فإن الشركات التي تستفيد من البيانات لدفع ودعم العمليات التجارية وصنع القرار ربما اكتشفت أن ضمان دقة وكفاءة إدخال البيانات يمكن أن يساعد المؤسسات على اتخاذ قرارات أفضل وكسب المزيد من الإيرادات.

من وجهة نظرنا ، يمكن أن يكون كلا وجهتي النظر صحيحين. في عالم مثالي ، سيعمل إدخال البيانات في الحياة الواقعية كما لو كان يتم بواسطة جهاز كمبيوتر – سرعة رائعة وأوقات انتظار قليلة ودقة تقترب من 100٪. ومع ذلك ، في الواقع ، لا تنتج فرق إدخال البيانات هذه الأنواع من النتائج ما لم تتخذ المؤسسات الخطوات المناسبة لإعدادها لتحقيق النجاح.

في IIMI ، نعرف شيئًا أو اثنين حول كيفية تحقيق النجاح في إدخال البيانات. مع أكثر من 3500 موظف يقدمون خدمات إدخال البيانات لعملائنا بمعدل دقة مضمون بنسبة 99.999٪ ، يسعدنا مشاركة النصائح وأفضل الممارسات التي استخدمناها لتحقيق أقصى استفادة من موظفي إدخال البيانات لدينا وتحسين إدخال البيانات معالجة.

تدريب الموظفين بشكل مكثف على أهمية جودة البيانات
إذا كان المديرون في مؤسستك يرون أن إدخال البيانات ليس ذا أهمية كبيرة ، فتخيل كيف يجب أن يشعر مشغلو إدخال البيانات لديك بشأن أهمية أدوارهم في مؤسستك. تشير بيانات المسح الجديدة من المملكة المتحدة إلى أن ما يصل إلى 37٪ من العمال يعتقدون أن وظائفهم لا تسهم بأي شيء ذي مغزى للعالم – هل هؤلاء العمال هم الذين ترغب في إجراء إدخال البيانات لمؤسستك؟

لمكافحة هذا ، اعمل على تثقيف مشغلي إدخال البيانات حول أهمية إدخال البيانات بدقة – أخبرهم بما يعنيه ذلك بالنسبة لمؤسستك ، والفرق الذي يحدثه لعملائك ، ولماذا تعد دقة إدخال البيانات ضرورية للغاية لضمان نجاح شركة. في IIMI ، يفهم مشغلو إدخال البيانات لدينا الدور الأساسي الذي يلعبه إدخال البيانات في مؤسسات عملائنا منذ اليوم الأول.

خلق بيئة عمل منتجة
قد تكون عملية إدخال البيانات فعالة ، لكنها قد لا تؤدي إلى النتائج المرجوة إذا تم نشرها في بيئة خاطئة. على الرغم من أنك قد تكون قد أنشأت عملية موثوقة من وجهة نظر فنية ، فقد تظل هناك فرصة لتحسين بيئة العمل لتحسين رضا العمال وخلق الظروف التي تؤدي إلى إدخال بيانات أكثر دقة. اتبع هذه النصائح البسيطة لتحسين بيئة عملك لتحقيق النتائج:

استثمر في الدعامات المريحة للعمال. يمكن أن يتعرض مشغلو إدخال البيانات لإصابات الإجهاد المتكررة التي تؤثر على سعادتهم ورضاهم الوظيفي بالإضافة إلى جودة ودقة عملهم. يمكن أن تساعد الكراسي المريحة المريحة ودعامات المعصم في ضمان بقاء العمال بصحة جيدة لأداء واجباتهم. يمكنك أيضًا التفكير في توفير مكاتب قابلة للتعديل تسمح للموظفين بالوقوف أو تقديم أنواع أخرى من الدعم حسب الحاجة.
السماح بفواصل منتظمة لمشغلي إدخال البيانات. يمكن للمؤسسات استخدام المقاييس لتقييم دقة وحجم البيانات التي يدخلها المشغلون خلال كل وردية ، وعلى الرغم من أنه من المهم إدارة إنتاجية العمال ، فإن العديد من العمال سوف يقومون بعمل أفضل إذا كان لديهم المزيد من الحرية لإعادة الشحن وإعادة التعيين أثناء نوباتهم.
تأكد من وجود إضاءة كافية في منطقة العمل (الضوء الطبيعي هو الأفضل) لتقليل إجهاد العين. سيستخدم مشغلو إدخال البيانات أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم لساعات في كل وردية ، ومن المهم جعلها مريحة قدر الإمكان. هذا يساعد على زيادة رضا الموظفين وتقليل معدل دوران الموظفين.
مكتب فارغ لشركة عمليات إدخال بيانات

بيئة مكتبية مريحة وجيدة الإضاءة تدعم إنتاجية الموظفين ورضاهم الوظيفي.

ضع أهداف أداء واقعية
يجب أن يخضع كل دور داخل مؤسستك لنوع من أهداف الأداء أو طريقة التقييم. بالنسبة لمشغلي إدخال البيانات ، من المهم وضع توقعات واقعية لجودة وحجم ودقة البيانات التي يدخلها كل مشغل أثناء نوبته.

يجب أن تساعد أهداف الأداء في تحفيز مشغلي إدخال البيانات للقيام بعملهم الأفضل ، ولكن إذا تم تنفيذها بشكل غير صحيح ، فيمكن أن يكون لها تأثير معاكس. إذا شعر المشغلون أنهم لا يستطيعون تلبية معاييرك ، فسيكونون غير راضين دائمًا عن الكيفية التي تنظر بها المنظمة إلى جهودهم. يجب أن تكون أهداف الأداء قابلة للتحقيق ومكافأة.

نتحدى مشغلينا كل يوم بأهداف الأداء التي تدفع حدود ما يعتقد عملاؤنا أنه ممكن – اعرض دراسات الحالة لدينا لمعرفة ما حققناه!

تقديم مكافآت وحوافز لسرعة إدخال البيانات ودقتها
أحد أكبر الأخطاء التي نراها عندما ترتكبها المؤسسات

يحاولون تحسين عملية إدخال البيانات لديهم مما يخلق حوافز خاطئة لمشغلي إدخال البيانات. بينما قد يكون لدى المؤسسة رؤية واضحة لما تريد رؤيته من فريق إدخال البيانات ، فمن المهم أن نحصل على دعم كامل من المشغلين إذا أردنا تحقيق هذه الرؤية في الحياة. وهذا يعني تقديم حوافز جذابة تدفع المشغلين نحو الأداء الذي نريد رؤيته.

لقد رأينا المنظمات تكافح من أجل إدخال البيانات التي بدأت في تقديم مكافآت لمشغليها الأكثر إنتاجية. ما لا يدركونه هو أنه من خلال مكافأة الحجم بدلاً من الدقة ، فإنهم في الواقع يشجعون المشغلين على قطع الزوايا والتضحية بجودة عملهم لتلبية متطلبات المكافأة لشيك الراتب التالي.

تحتاج المنظمات إلى نظام لقياس والتحقق من دقة البيانات وقياس إنتاجية كل عامل. يجب أن تتطلب الحوافز والمكافآت الممنوحة لأداء إدخال البيانات الممتاز حجمًا محددًا ولكن دقة الجائزة – بعد كل شيء ، الدقة هي اسم اللعبة في إدخال البيانات.

بناء الدقة في النظام
إليك نصيحة فنية لمساعدتك في تقليل عدد الأخطاء البشرية الناتجة عن عملية إدخال البيانات. عندما يقوم المشغلون بإدخال مئات أو آلاف سطور البيانات في نظام الكمبيوتر ، فهناك نوعان شائعان من الأخطاء التي تميل إلى الظهور:

تتضمن أخطاء النسخ أخطاء مطبعية أو إدخالات متكررة أو إدخالات تم تركها. تعني هذه الأخطاء أن المشغل قد فاته إدخال جزء من البيانات في النموذج.
تعني أخطاء التحويل أنه تم إدخال المعلومات بترتيب خاطئ – على سبيل المثال عكس الأرقام في رقم هاتف أو معرّف آخر.
تتمثل إحدى أسهل الطرق لتقليل عدد أخطاء إدخال البيانات في إنشاء نظام يمنع المشغلين من إرسال بيانات خاطئة. يمكن للبرامج التي تكتشف الإدخالات المتكررة أو تحدد الأخطاء المطبعية أن تنبه مشغلي إدخال البيانات لديك إلى حدوث خطأ وتحثهم على تصحيحه قبل التغاضي عنه. يمكنك أيضًا استخدام حقول إدخال البيانات المخصصة التي تقبل فقط المدخلات المنسقة بشكل صحيح.

يؤدي تخصيص عملية إدخال البيانات بهذه الطريقة إلى تبسيط عملية إدخال البيانات ويمكن أن يحسن إنتاجية مشغلي إدخال البيانات مع تقليل الأخطاء.

التواصل بوضوح مع المعايير والقيم الأخلاقية
تحتاج المنظمات إلى توضيح أهمية الممارسات الأخلاقية القوية عندما يتعلق الأمر بإدخال البيانات. تشمل الممارسات الأخلاقية القوية إدخال البيانات بدقة في النظام ، والإبلاغ عن الأخطاء ومعالجتها متى وجدت وفهم دور إجراءات المساءلة مثل المقاييس الفردية في ضمان أداء قوي لإدخال البيانات داخل المنظمة.

يجب على مشغلي إدخال البيانات أن يفخروا بنهجهم الأخلاقي لإدارة أحد أهم أصول المؤسسة – بياناتها. في IIMI ، نركز تدريب موظفينا على عمليات إدخال البيانات المحسنة لدينا ، وتوقعات عملائنا ، وأهمية تعهدنا بالسرية والجودة والموثوقية.

آي باد أبيض يعرض بيانات عمليات إدخال البيانات

قد يكون لدى المنظمات متطلبات قانونية لمشاركة البيانات الدقيقة مع المساهمين أو المنظمين أو الجمهور. يجب أن يكون مشغلو إدخال البيانات على دراية بدورهم في ضمان دقة البيانات من خلال الممارسات التجارية الأخلاقية والسلوك المهني.

ملخص
يجب أن تجعل المنظمات من أولوياتها تحسين عمليات إدخال البيانات وتحسين نتائج أعمالها واتخاذ القرار ، وهناك العديد من السبل المتاحة لتحسين عملية إدخال البيانات. يجب على المنظمات تدريب الموظفين على أهمية إدخال البيانات بدقة ، وتقديم بيئة عمل منتجة تعزز الرضا الوظيفي وتضع أهداف أداء واقعية ومحفزة للمشغلين.

يمكن للمؤسسات بناء الدقة في عملية إدخال البيانات الخاصة بهم من خلال الاستفادة من حلول البرامج التي تستخدم حقول إدخال البيانات المخصصة لمنع المشغلين من إدخال بيانات غير صحيحة. يجب أن يتضمن أي برنامج حوافز يستهدف المشغلين متطلبات الدقة والحجم – وليس فقط أحدهما أو الآخر. أخيرًا ، يجب أن يتعرف الموظفون على التزامهم الأخلاقي بتقديم بيانات دقيقة إلى الشركة ، مع العلم أنه يمكن استخدامها في اتخاذ القرارات الاستراتيجية ، أو لتقديم التقارير المطلوبة قانونًا إلى المنظمين وأصحاب المصلحة الآخرين.