المفاتيح الأربعة للجان التوجيهية الناجحة للمشروع

غالبًا ما تحصل اللجان التوجيهية على سمعة سيئة. السيطرة جدا. بيروقراطية جدا. بعيد جدًا عن العمل الحقيقي لإنجاز المشاريع. يحدث ذلك – لكن لا يجب أن يكون على هذا النحو. من خلال (4) خطوات سهلة ، يمكنك تحريك اللجنة التوجيهية في الاتجاه الصحيح – لتلبية احتياجات الحوكمة الأساسية مع السماح لفريق المشروع بالازدهار.

ما هي اللجنة التوجيهية للمشروع؟
تعتبر “اللجنة التوجيهية للمشروع” في جوهرها “أداة تحكم” تُستخدم لتنظيم أصحاب المصلحة الرئيسيين في المشروع وتمكينهم من “توجيه” المشروع (أو مجموعة المشاريع) إلى النهاية الناجحة.

و “التوجيه” هي الكلمة الأساسية.
التوجيه لا يدير. تنجز الإدارة المهمة ، لكن التوجيه يحدد الوظيفة. نعلم جميعًا أنه يجب أن يقود كل مشروع غرض أساسي ورؤية. لتحقيق النتائج المطلوبة ، يجب تحديد هذا الهدف والرؤية بوضوح ، ويجب مراقبتهما والحفاظ عليهما. وهذا هو دور اللجنة التوجيهية للمشروع – للتداول واتخاذ القرارات وتقديم المشورة وتوفير الإشراف الاستراتيجي والعمل بمثابة “الداعم” الأساسي لجميع المبادرات المخصصة. لن يحدث نجاح اللجنة التوجيهية عن طريق الصدفة. يمكنك اختيار أفضل الأشخاص للمشاركة ، ويمكن أن يكون لديك جميعًا أفضل النوايا ، وما زلت لا تنجح. إذن ما الذي يتطلبه الأمر للحصول على النتائج التي تحتاجها؟ في الواقع ، كل هذا يتلخص في أربعة (4) إجراءات رئيسية ..

المفتاح رقم 1 يجب أن تحدد بوضوح مهمة اللجنة التوجيهية.
من بين جميع الأنواع المختلفة للجان المشروع ، فإن “مهمة” اللجنة التوجيهية تكاد تكون معطاة: “توجيه مشروع واحد (أو مجموعة من المشاريع) إلى نهايته الناجحة من خلال المداولات المتعلقة بالحوكمة واتخاذ القرار”. (انظر: ما هي حوكمة المشروع؟)

هذا لا يعني أن كل “مهمة” للجنة التوجيهية هي نفسها تلقائيًا. العكس تماما. في حين أن العموميات قد تكون ثابتة نسبيًا ، إلا أن تفاصيل المهمة يمكن أن تختلف اختلافًا كبيرًا بناءً على العوامل الرئيسية التالية:
مجال. هل ستتمتع اللجنة بالاختصاص القضائي على مشروع واحد أو مجموعة من المشاريع (مثل محفظة المشروع)؟ ملحوظة: في حالة الحافظة ، قد تعمل اللجان التوجيهية بشكل جيد للغاية كجزء من مكتب إدارة المشروع المنظم.
السلطة. هل ستعمل اللجنة باعتبارها السلطة النهائية في القضايا ذات الصلة “بالاتجاه” ، أم ستعمل اللجنة كمستشار لسلطة اتخاذ القرار النهائية (أي المدير التنفيذي أو الراعي للمشروع)؟
درجة الصعوبة. ما هي درجة الصعوبة في ملف اللجان (أي المشاريع التي تكون اللجنة مسؤولة عنها)؟ عندما تحتوي حقيبة عمل اللجنة على مشروعات بدرجة أعلى من التعقيد والوضوح والحساسية والتكلفة والمخاطر ، تزداد صعوبة المهمة بالتناسب المباشر ، مما يضع أعباء أكبر على أعضاء اللجنة ويعرض عمليات اللجنة لمزيد من التدقيق. تقطع صعوبة المهمة شوطًا طويلاً في تحديد كيفية تنظيم لجنة توجيهية معينة ، ومن سيتم تعيينه ، وكيف ستعمل (من أجل الوصول إلى النتائج المتوقعة).
الإنجازات. ماذا ستنتج اللجنة؟ بعد كل شيء ، هذا هو بيت القصيد من تشكيل اللجنة – لإنتاج جميع النتائج (التحليلات والقرارات والتوجيهات والآراء) اللازمة لدعم و “توجيه” مشروع ناجح.
هذه هي العوامل التي ستحرك تفاصيل المهمة. لكن بغض النظر عن التفاصيل ، لا يمكن توقع أن تعمل أي لجنة توجيهية بشكل صحيح دون مهمة محددة بوضوح. هذا هو السبب في أن تحديد “المهمة” هو الإجراء الأول (والأكثر أهمية) لنجاح اللجنة.
المفتاح رقم 2 يجب عليك تكريس المهمة في “ميثاق” يحركه العمل.
حاول إلقاء مجموعة من أعضاء اللجنة في غرفة ما ، واتصل بهم باللجنة التوجيهية ، وحدد مهمتهم بشكل غامض واتركهم بمفردهم لمعرفة ما يعنيه كل ذلك وكيفية إنجاز المهمة. قد يكونون ناجحين لبعض الوقت ، ولكن عاجلاً أم آجلاً ، ستظهر المشاكل. ربما لم يسمع الجميع نفس الرسالة. ربما سيقاتل الناس من أجل السيطرة. ربما ستؤدي الظروف المتغيرة إلى إلقاء نظرة على الجميع. هذه هي أنواع المخاطر التي تقلل من الإنتاجية وتعقد النتائج.

لحسن الحظ ، يمكن تجنب هذه المخاطر عندما يتم تحويل المهمة (انظر أعلاه) إلى خارطة طريق في شكل “ميثاق لجنة” موثق. كخريطة طريق ، يحدد الميثاق كيفية تنظيم اللجنة وكيف ستعمل ، كل ذلك من وجهة نظر إجرائية وعملية. هذه أداة رائعة لتحسين الإنتاجية وتوفير الوقت وتقليل التعارض وتحديد التوقعات. اقرأ المزيد عن مواثيق اللجان.

المفتاح رقم 3 يجب أن تنظم تنظيمًا لتعزيز الإنتاجية التشغيلية.
بمجرد تحديد المهمة والموافقة على الميثاق ، حان الوقت للتنظيم (كل ذلك وفقًا لشروط ومواصفات الميثاق). تتكون اللجان التوجيهية عادة من مفتاح

أصحاب المصلحة المتجولون ، كلهم لديهم اهتمام وتأثير قابلين للقياس في كل من المشروع واللجنة نفسها.

يعتبر المزيج الصحيح من الأشخاص ضروريًا (مع اهتمامات وقدرات متنوعة) ، ولكن بدون تنظيم مناسب ، قد تتعثر حتى أفضل مجموعة. قبل كل شيء ، تحتاج كل لجنة توجيهية إلى قائد قوي وعلاقات إبلاغ محددة بوضوح. يجب أيضًا تحديد كل دور ومسؤولية محددة بشكل واضح وتخصيصها لوضع توقعات واقعية للأداء والمشاركة.

المفتاح رقم 4 التركيز على التعاون والتعاون والتواصل.
في نهاية المطاف ، اللجان التوجيهية هي “مجرد أشخاص” معينين للقيام بعمل صعب (وغالبًا ما يكون غير ممتن). ستكون هذه الوظيفة أسهل بكثير إذا كانت بيئة العمل المحيطة إيجابية باستمرار ، حيث يُسمع كل صوت ، وتُحترم الآراء ، ويتم تبادل المعلومات ، ويسود الفطرة السليمة. يحدث هذا عندما تعمل قيادة اللجنة (والمشروع) على تعزيز تعاون الأعضاء وتعاونهم وتواصلهم. إليك بعض الأمثلة:

اجعل حجم اللجنة صغيرًا قدر الإمكان لتسهيل اتخاذ القرار وتقليل النزاعات الداخلية. إذا لزم الأمر ، يمكن تشكيل لجان فرعية لمعالجة قضايا محددة قد تتطلب خبرات ومستويات مشاركة مختلفة.

إشراك مديري المشروع “المنفذين” وقادة الفريق في مناقشات اللجنة ومداولاتها (لضمان منظور أوسع “في الميدان”).

وضع “مدونة سلوك” عملية وتطبيقها على أساس ثابت. انظر أيضًا: اللجان والتعاون ومدونة قواعد سلوك العمل.

تحقق من مجموعة أدوات لجنة المشروع
إذا كنت تبحث عن طريقة سريعة وسهلة لتحقيق نجاح اللجنة التوجيهية ، فستجدها داخل مجموعة أدوات لجنة المشروع. تمنحك هذه الدورة التدريبية الفريدة والغنية بالمعلومات عبر الإنترنت كل ما تحتاجه لتصبح قائدًا للجنة وخبيرًا في الإدارة. إليك ما ستتعلمه:

تعرف على كيفية توفير الوقت والحصول على نتائج أفضل لاجتماعات اللجان ، بما في ذلك تطوير جدول الأعمال وإجراءات ما بعد الاجتماع (إعداد المحاضر والمتابعة).

تعرف على كيفية تنظيم لجانك لتحقيق الإنتاجية المثلى ، بما في ذلك تحديد المهمة وتحديد الهيكل واختيار الأعضاء وتوزيع المسؤوليات.

تعرف على كيفية تجنب التعارض وتعزيز التعاون من خلال مدونة قواعد سلوك فعالة وممارسات تأهيل الأعضاء وتقييم أداء الأعضاء.

قم ببناء وتحسين مهارات إدارة اللجان ، حيث تتعلم تقنيات توفير الوقت لتصبح قائدًا أكثر إنتاجية للجنة ومهنيًا للمشروع.