أدوات التكنولوجيا والاتصالات للفرق البعيدة
العمل من المنزل دائمًا له إيجابياته وسلبياته. من المحتمل أن تحدد ساعات عملك، وتتحرك بالسرعة التي تناسبك، وتستخدم معداتك الخاصة، وتعمل بالطريقة التي تريدها. ومع ذلك، إذا كنت تعمل مع فريق من الأشخاص الذين يعملون من المنزل أيضًا، أو كان عليك التواصل مع العملاء والعملاء طوال اليوم، فإن أدوات الاتصال الجيدة أمر لا بد منه. على محمل الجد، إنها ذات أهمية قصوى لعملك ونجاحك إذا كنت تعمل عن بعد. إذا لم تتمكن من التواصل بشكل فعال من المنزل، فأنت في وضع غير مؤاتٍ حقًا.
ومن حسن حظنا أن هناك العديد من شركات التكنولوجيا الرائعة التي تعمل على تغيير الطرق التي يمكننا من خلالها الاتصال والتواصل مع بعضنا البعض. في هذه الأيام، ليس هناك أي عذر لعدم التواصل مع أحد الزملاء في مشروع ما أو الدردشة معهم بسرعة للتأكد من أن كل شيء يسير للأمام بسلاسة.
فيما يلي أدوات الاتصال والتكنولوجيا للفرق الافتراضية والموزعة.
خدمة العملاء أيقونة الرسائل
ربما يكون التواصل الكتابي هو الطريقة الأكثر شيوعًا للتواصل مع العملاء وزملاء العمل عند العمل عن بعد. من الأسهل بكثير إرسال بريد إلكتروني (أو رسالة مباشرة أخرى) ومواصلة يومك بدلاً من الاتصال بشخص ما، وترك بريد صوتي، ثم تشغيل علامة الهاتف لبضعة أيام.
ومع ذلك، فإن البريد الإلكتروني ليس دائمًا الطريقة الأكثر فعالية للتواصل مع فريقك. سواء كانت محادثة فردية أو عدة أشخاص في نفس سلسلة البريد الإلكتروني، لا تزال هناك فرصة للرسائل الفائتة وسوء التواصل.
وهنا يأتي دور تطبيقات المراسلة. تتيح لك هذه البرامج التواصل مع شخص واحد أو عدة أشخاص في بيئة مفتوحة (أو بشكل خاص، إذا اخترت ذلك). ويمكنك إعداد “قنوات” بقواعد حتى يظل الأشخاص على دراية بالموضوع، وبالتالي التخلص من الفوضى والظلام.
على سبيل المثال، قد يكون لديك قناة واحدة لحالات الطوارئ التقنية، وواحدة للدردشة العشوائية، وواحدة للمعلومات التسويقية. بعد ذلك، يمكنك وضع قواعد تقضي بنشر حالات الطوارئ التقنية فقط على قناة التكنولوجيا، ولا يُسمح بالمناقشات حول ربات البيوت الحقيقيات الليلة الماضية إلا في قناة الدردشة العشوائية.
أمثلة: Slack، وGoogle Hangouts، وHipChat
أيقونة إدارة المشاريع إدارة المشاريع
العمل عن بعد لا يعني العمل بمفردك. حتى عندما تكون مستقلاً بمفردك، سيرغب عملاؤك في رؤية تقدمك في مشاريعهم. وعندما تكون جزءًا من فريق أكبر، فلن تحتاج فقط إلى إبقاء الجميع على اطلاع بتقدمك، بل تحتاج أيضًا إلى البقاء على دراية بتقدم الجميع.
يمكن أن تساعدك أدوات إدارة المشاريع أنت وزملائك في العمل وعملائك على البقاء على اطلاع دائم بالتقدم والمشاكل في كل مشروع تعمل عليه. استخدمها لتتبع حالة كل مشروع من خلال تتبع المسؤول عن كل شيء، ومن يعمل على أي جزء من المشروع، وما هي تواريخ الاستحقاق.
أمثلة: Trello، وTeamwork، وAsana، وJira، وmonday.com
أيقونة الاتصالات عقد المؤتمرات
والعمل عن بعد لا يعني أيضًا أنك لن تعقد اجتماعًا آخر أبدًا! تتيح التكنولوجيا إمكانية الاجتماع “وجهًا لوجه” بغض النظر عن مكان تواجدك، أو من خلال الاجتماعات الصوتية. هناك الكثير من أدوات عقد مؤتمرات الفيديو، وجميعها تقريبًا بها مستويات مجانية. جرب العديد منها وشاهد ما هو الأفضل. فقط تأكد من تذكير فريقك بالآداب العامة للمكالمات الجماعية.
ومع ذلك، ضع في اعتبارك بعض الأشياء قبل الالتزام ببرنامج مؤتمرات الفيديو. على سبيل المثال:
هل تحتاج إلى تسجيل الاجتماعات؟ هل هذا مشمول أم أن هناك تكلفة إضافية على مستويات معينة؟
هل يمكنك تشفير اجتماعاتك إذا أردت؟ جعلها محمية بكلمة مرور؟ تحديد من يمكنه فعل ما في الاجتماع؟
في العضوية المجانية، هل تقتصر على عدد معين من الاجتماعات كل شهر؟ هل تنتهي اجتماعاتك تلقائيًا بعد فترة زمنية معينة؟
أمثلة: Zoom، وMicrosoft Teams، وGoogle Meet، وBlueJeans، وSkype
أيقونة التسويق عبر الهاتف المكالمات الهاتفية
ومع ذلك، في بعض الأحيان، تكون المكالمة الهاتفية هي أفضل رهان. على الرغم من أنه يمكنك استخدام هاتفك الخلوي (ولا حرج في ذلك) لمؤسسة كبيرة، إلا أن رقم الهاتف الافتراضي قد يكون حلاً أفضل.
باستخدام خدمة الاتصال الافتراضية، يمكنك الدفع مقابل رقم هاتف واحد يظهر في جميع المواد التسويقية الخاصة بك، مما يسهل على العملاء المحتملين الاتصال بك. يقوم المتصل ببساطة بطلب الرقم ثم يتم تحويله إلى الشخص المناسب دون أن يضطر الموظف إلى مشاركة رقم هاتفه الخلوي.
باعتبارك موظفًا مستقلاً، فإن استخدام خدمة الهاتف الافتراضية يتيح لك الحصول على خط عمل عام ورقم هاتف شخصي خاص دون حمل هاتفين. ستتلقى المكالمات الواردة على كلا الرقمين على هاتف واحد، وفي معظم الحالات، يمكنك استخدام هاتف واحد للاتصال إما على خطك الشخصي أو خط عملك.
أمثلة: الجندب، RingCentral
أيقونة الاستشارة والمشاركة والتعاون
عندما يعمل عدة أشخاص في نفس المشروع، فمن الضروري أحيانًا أن يتمكن الجميع من الوصول إلى نفس المستند أو المشروع. بدلاً من
استخدم عدة إصدارات مختلفة ذهابًا وإيابًا للتعديلات، وشارك المشروع بدلاً من ذلك.
تسمح هذه الأدوات للأشخاص بالانتقال إلى نفس المشروع أو المستند لإجراء التعديلات والتعليقات والاقتراحات التي يمكن للجميع رؤيتها في وقت واحد. يمكنك متابعة السجل أو قبول التغييرات أو إجراء المناقشات.
أمثلة: Google Suite، وSharePoint، وDropBox، وBox
أيقونة التسويق إدارة وسائل التواصل الاجتماعي
سواء كنت مسؤولاً عن وسائل التواصل الاجتماعي لشركتك أو كنت تستخدم تواجدك على وسائل التواصل الاجتماعي لعلامتك التجارية الخاصة، فإن نشر منشورات التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي هو وظيفة بدوام كامل. اجعل الأمر أسهل قليلاً على نفسك باستخدام مدير النشر والمجدول.
هذه أدوات رائعة يمكنك استخدامها عندما تكون خارج المدينة أو عندما تكون مشغولاً فحسب. قم بإنشاء المنشور للشبكة (أو الشبكات) المناسبة، ثم قم بجدولة النشر في التاريخ والوقت المناسبين. ويعتني البرنامج بالباقي نيابةً عنك، مما يتيح لك العمل على مهام أخرى.
أمثلة: Hootsuite، Buffer، CoSchedule
رمز المحاسبة الاتصالات المالية
كموظف مستقل، يعد إعداد الفواتير أحد أشكال التواصل. يتيح لك استخدام أداة الفوترة الآلية إنشاء فواتير احترافية وإرسالها. والأهم من ذلك، أن العديد من البرامج تتيح لك تتبع الفواتير المستحقة، والوقت المتوقع للدفع، والفواتير التي تأخرت كثيرًا عن موعد استحقاقها. يمكنهم أيضًا مساعدتك في تتبع جميع معلوماتك المالية وتنظيمها للمساعدة في جعل إعداد إقرارك الضريبي أمرًا سهلاً.
أمثلة: فريش بوكس، كويك بوكس
رمز إدخال البيانات الاتصالات الأخرى
هذه ليست بالضرورة أدوات اتصال، لكنها تساعدك على التواصل.
تتيح التقويمات عبر الإنترنت لعملائك وزملائك في العمل جدولة الاجتماعات معك دون الرجوع إلى “هل يمكنك الاجتماع في هذا اليوم في هذا الوقت، أو ذلك اليوم في ذلك الوقت؟” ما عليك سوى دمج تقويم العمل/البريد الإلكتروني الخاص بك مع أحد هذه الخيارات وسيظهر مدى توفرك. بعد ذلك، يمكن لأي شخص يحتاج إلى الاجتماع معك أن يتولى زمام الأمور ويحدد الوقت المثالي للقاء في كلا الجدولين الزمنيين الخاصين بك.
وأخيرًا، حافظ على أمان جميع اتصالاتك باستخدام مدير كلمات المرور. يمكن لهذه البرامج إنشاء كلمات مرور قوية لك والاحتفاظ بها في مكان واحد (عند نسيانها!). بدلاً من الاضطرار إلى تذكر تسجيلات دخول وكلمات مرور متعددة، ما عليك سوى تذكر كلمة مرور مدير كلمات المرور الخاصة بك. ويعتني بالباقي.
أمثلة: Calendly، LastPass، 1Password
أيقونة التوظيف استخدام الأدوات المناسبة للفرق البعيدة
العمل عن بعد لا يعني عدم التعاون. إذا كان هناك أي شيء، فإن التواصل الاستباقي وتحديثات الحالة أكثر أهمية في الإعداد الافتراضي! يمكن لأدوات تواصل العمل الافتراضية هذه أن تساعد فريقك على العمل بشكل أكثر ذكاءً.
